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Es el estudio de los grupos humanos, de la forma en que administran sus recursos (humanos, materiales e inmateriales) e interactúan con el medio externo para alcanzar sus objetivos (que pueden o no ser económicos). Pero también del medio interno que se crea y desarrolla en esas organizaciones, de como se relacionan los individuos considerando la división de trabajo, las autoridades, el flujo de información, las reglas y normas internas.
Contenido |
Organización
Es la asociación de personas, regulada por un conjunto de normas en función de determinados fines. Surgen siempre de una idea previa inspirada por un interés o una necesidad. Es necesario que estén a nombre de una persona jurídica. Pueden ser fundaciones, entes públicos, agrupaciones religiosas, empresa, sindicatos.
Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo esta guiado por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles.
Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un mínimo de gastos o un máximo de satisfacción de los empleados se logre o que se alcance algún objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en él número o en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.
Actividades importantes de organización:
- Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos)
- Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.)
- Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
- Aclarar los requisitos del puesto.
- Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
- Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón..
- Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
- Ajustar la organización a la luz de los resultados del control
Tipos de organizaciones
Las organizaciones pueden clasificarse según:
- Finalidad:
- Sin fines de lucro: Buscan objetivos culturales, deportivos, recreativos, solidarios, asistenciales. Son, por ejemplo, clubes de barrio, iglesias, centros culturales. Aunque su principal interés no sea el lucro, esto no evita que desarrollen alguna actividad económica para lograr cierta autonomía. pueden estar subsidiados por el gobierno o por otra entidad.
- Con fines de lucro: Son las empresas. Buscan obtener beneficios económicos desarrollando alguna actividad.
- Duración en el tiempo:
- Permanentes: Muchas organizaciones buscan crecer, intentan adaptarse a los cambios, mejorar. Existe entonces una intención implícita de permanencia. Son comercios, fabricas, empresas.
- Transitorias: Se reúnen solo para la concreción de un proyecto, luego desaparecen; por ejemplo equipos de investigación, constructores.
- Línea de mando:
- Vertical: También llamada militar. Existe una marcada línea de mando, donde sólo se emiten órdenes y se acatan, sin lugar a la creatividad. Ejércitos, algunas empresas.
- Horizontal: Es democrática, casi no existen jerarquías, y las que hay no toman decisiones sin consultar a los otros miembros. Cooperativas.
- Objeto:
- Publicas: Están a cargo del estado, buscan satisfacer las necesidades de los habitantes sin considerar el beneficio económico. Aunque el gobierno puede delegar esta responsabilidad a empresas privadas, creando organismos de control.
- Privadas: Están a nombre de personas jurídicas.
- Entre otras...
Recursos organizacionales
Toda organización cuenta con tres recursos que debe administrar para alcanzar sus fines:
- Humanos: Son los más importantes, son tanto obreros, como personal directivo. Producen, administran, dirigen, aportan creatividad, experiencia.
- Materiales: Son todos los bienes que ocupa el personal para realizar su función (maquinarias, equipos). También incluyen los recursos financieros
- Recursos financieros: Dinero, cheques, vales, etcetera. Pueden ser de la propia organización (un aporte de los miembros de esta o un ingreso por su actividad) o ser de terceros (inversionistas, donaciones, subsidios)
- Inmateriales: Es la creatividad, la experiencia, la capacitación del personal; así como también el nombre y prestigio que esta genera sobre la sociedad.
Estructuras y su representación
Una estructura organizacional es la forma en que se distribuyen las jerarquías y su área de responsabilidad, las tareas que debe realizar cada area, su comunicación con el resto de la organización.
La forma de representar una estructura es mediante un organigrama.
Considerando el papel que ocupa la autoridad central en la organización, la participación de otros miembros o la existencia de comites consultivos se pueden generar distintas estructuras:
- Lineal: También llamada militar (según Fayol "autoridad por derecho divino"). Se presenta una fuerte influencia de la autoridad central, casi no se delega poder, los niveles inferiores solo deben acatar ordenes de sus superiores.
- Lineal asesorada: Lineal con staff. Igual a la anterior pero con asesores profesionales (financieros, abogados) que aconsejan a los directivos en la toma de decisiones.
- Funcional: Horizontal. Se establece claramente la división de trabajo, cada especialista esta frente a un cargo.
- Lineal Funcional: Si es que cuenta con asesores se puede llamar ``lineal funcional con staff´´. Se aprovechan al máximo ambas estructuras, en los niveles bajos se aplica una funcional y en las más altas la lineal. Su costo de implementación es alto, por eso solo se aplicar en organizaciones grandes.
- Matricial: Existe una gerencia general que controla a las otras gerencias o departamentos especializados, pero la organización gira en torno a proyectos. Cada departamento trata distintos aspectos de estos.
- Comités: Pueden situarse en cualquier nivel de la organización. Son cuerpos consultivos que se reúnen para deliberar y aconsejar sobre las decisiones tomadas. Tienden a descentralizar el poder.
Ambiente externo
Dícese de todo lo que afecta a la organización y que no forma parte de ella.
Básicamente son:
- Clientes: Dado que son estos los que permiten que la empresa sobreviva es necesario que se estudien sus gustos o preferencias, si están conformes con el producto o servicio.
- Tecnologías: Su importancia es evidente, pueden aumentar la producción reduciendo el tiempo de fabricación, mejorar la comunicación, un servicio, el almacenamiento de datos. Una empresa que no se mantenga actualizada en este aspecto se estancará indefectiblemente.
- Socio-Político: Es el estado y la cultura de la sociedad en que se desenvuelve la organización. El estado impone leyes, impuestos y controles que se deben cumplir, además puede fomentar el crecimiento de la organización librándola de algunos gastos o brindando donaciones. La cultura de la sociedad afecta a la organización.
El ambiente externo consta de Fuerzas directas e indirectas.
Fuerzas directas (microentorno): son los factores del entorno que tienen un impacto inmediato sobre la organización.
Fuerzas indirectas (macroentorno): son variables del entorno que también tienen impacto sobre el funcionamiento de la organización, pero no es inmediato.
Ambiente interno
Las distintas relaciones humanas, las metas y objetivos, las normas, hacen al ambiente interno de las organizaciones. Todo esto forma la cultura organizacional.
el ambiente interno de las empresas son los recursos humanos, financieros, tecnolólogicos y físicos. Los recursos financieros consisten en fijar los estimados de inversión de venta, ingreos varios para elaborar al final un flijo de caja que mida el estado económico y real de la empresa y comprende:
- Presupuesto de ingresos
- presupuesto de egresos
- flujo neto
- caja final
- caja inicial
- caja mínima
Departamentalización
Es la acción de crear grupos de trabajo con más autonomía que la autoridad central en función de distintas características similares. Departamentar genera eficiencia, aunque se pueden perder de vista los objetivos centrales. Los departamentos pueden ser otras organizaciones más pequeñas que son contratadas por una mayor, lo que facilita la adaptabilidad de la empresa contratante si es que esa actividad se vuelve innecesaria.
Se puede departamentar según:
- Números simples: Es la utilizada por ejércitos y otros grupos de choque, no importa las cualidades de las personas, sino sólo su número.
- Por tiempo: Es agrupar las distintas actividades en turnos. Permite atención las 24 horas al día, siendo una producción ininterrumpida. Por ejemplo bomberos, hospitales, atención al cliente.
- Por zona geográfica: Es la utilizada por empresas muy grandes o multinacionales. Se aplica a actividades comerciales, productivas o de distribución, no para actividades financieras.
- Por actividad: Es la más común, siempre se encuentra en algún nivel estructural. Consiste en agrupar según la función (producción, recursos humanos, distribución). Se coordina la relación de distintos departamentos con normas y métodos.